长春工程学院报销指南
一、办公地点、联系电话
1.审签地点：
湖西校区7教918、914 电话：85711118 85711147 85711135
2.核算中心主要业务：
教学经费、科研经费、财政专项、有偿创收经费核算业务。
地点：湖西校区7教912 85711121
3.结算中心主要业务：
现金收付、银行存款转账、工资发放、公积金、发票管理等业务。
地点：湖西校区7教909 85711117
4.财务处报销时间
周二、周五 上午8：30-11：30 下午14：10-16：00
周三 上午8：30-11：30
二、财务报销流程
1.流程图
报 销 流 程
|
1
| 分类整理原始发票，按顺序粘贴发票
|
2
| 计算发票金额，填写报销单。经办人签字，须验收的由验收人签字。
|
3
| 履行审批手续，根据审批权限，逐级审批。
|
4
| 携发票、报销单及相关材料，到财务处办理报销业务。财务处长审签。
|
5
| 到核算中心办理审核、记账等。
|
6
| 到结算中心办理资金收付业务。
|
2、步骤
(1)整理原始票据，提供相关材料（若尚未获得发票，须先办理借款）。
(2)计算金额，填写在相应的栏。
(3)填写“报销单”其他要素。
(4)经费负责人审批签字、相关领导审批签字。
(5)财务处处长、副处长或科长审签。
(6)核算中心审核、记账。
(7)结算中心资金收付。
三、原始票据
1.原始票据的类型
⑴发票：由税务局统一监制，套印“全国统一发票监制章”、“国家（地方）税务局监制”字样，须加盖开票单位的发票专用章；
⑵资金往来结算票据或收据：由财政局统一监制，套印“财政票据监制章”、“财政部监制”字样，须加盖开票单位的财务专用章。
2.原始票据受理的基本要求
⑴票据要求真实、合法、准确、完整。
发票请先登录发票所在省市税务网站查询发票真伪。若本市开具的发票，通过12366语音台：拨打12366，按语音提示输入“2”选择“地税”，输入“8”选择“发票真伪信息查询”之后按语音提示操作。吉林省地方税务局对外门户网站：登陆吉林省地方税务局门户网站http:/www.jlds.gov.cn/，点击发票之窗，进入发票查询模块。输入发票代码、发票号码、密码或防伪码进行查询。确认后，在发票后面签字。
⑵国内飞机票（即《航空运输电子客票行程单》）请先自行验真，查询显示的行程单应与你所持有的行程单（包含金额）一样。春秋航空的机票可在春秋航空网进行真伪查询，查询网址http://www.china-sss.com/AirOrder
/CheckFlight；其他航空公司的机票可在信天游网进行真伪查询，查询网址http://www.travelsky.com/travelsky/static/home/。
⑶国际飞机票，2013年起使用《航空运输电子客票行程单》（简称《行程单》）作为国际客票报销凭证。国际旅行航程超过四段时，按规定《行程单》需要显示连续编号。
⑷发票的付款方名称（俗称台头）应填写“长春工程学院”，不能填写“个人”。
⑸票据内容不能擅自添加、涂改、合计金额计算准确、大小写一致，不得涂改、挖补。
⑹购货发票应详细填写品名、数量、单价、金额，货物较多无法一一填写的，需附上供货单位出具的清单或电脑小票。
⑺办理业务所取得的票据，应该在票据取得的合理会计年度三个月内办理报销。
2.哪些票据报销时不予受理？
⑴票据上方未印有税务或财政部门的票据监制章。
⑵票据开具内容与开票单位经营范围不符，或内容不完整（如无数量、单价、金额和经济业务内容）。
⑶未加盖开具单位财务专用章或发票专用章。
⑷金额大小写不符，或金额挖补、涂改。
⑸同车号出租车票。
⑹手开发票未用复写纸三联复写。
⑺发票内容笼统开具“办公用品”、“日用品”、“文具”、“材料”等字样、以代码冠名、开具的发票中单位为“批”的而未提供有效购货清单。
⑻票据为未成年人火车票、飞机票。
⑼假发票等其他不符合财务规定的发票。
四、报销单
1.填写报销单
⑴在单位：后面填写所属学院或部门名称。
⑵在单据 张填入单据张数。
⑶在报销金额（大小写）处，填写所报销发票的总金额，要求字迹清晰、工整，大小写金额一致。如有错误不能涂改，需重新填写报销单。
⑷在用途栏内填写具体用途如购买实验材料、办公用品、科研专用材料、科研交通费等。
⑸在预算科目（经费来源）栏内，填写实习费、实验费、毕业设计费等；如果科研项目填写科研项目号及简写的项目名称。
⑹填写报销（经手）人姓名；如果购买的系物资材料，需要填写验收人姓名；报销经办人和单位主管（项目负责人）不得为同一人，报销经办人和验收人不得为同一人（不相容岗位相分离）。
2.履行审批程序
⑺在单位主管栏内填写：本部门、单位负责人、科研项目负责人；根据报销资金额度不同，请主管院长、主管财务副院长、院长等进行相应审批。
3.到财务处报账
⑻财务处栏内：由财务处处长、副处长、综合科长根据权限审签。
五、支出内容和报销范围
（一）学院、部门经费
1、办公用品：是指不纳入固定资产管理的日常办公用品（低值耐用品、一次性消耗品）、文具纸张、报刊杂志等支出，含笔、夹、电话机、档案袋、信封、纸张、计算器、名片、购发票、纸杯等。
2、资料、印刷、打印费：是指因业务需要用的资料、书刊、讲义、考试试卷的装订印刷费、复印打印费、购买书籍、电子资料的费用等。
3、论文、版面、出版费：是指论文的版面费、审稿费；图书、调查问卷材料、调研报告和研究成果的出版费等。
4、邮寄费：是指信函、包裹、货物等物品的邮寄费、机要费。
5、市内差旅费：是指在长春市开展调研、参加会议、培训等活动所产生的交通费用。如：长春市的公交车票。
6、国内差旅费：是指离开长春市，开展调研、参加会议、培训等活动所必需的费用。其开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、会务费等。
7、交通工具运行维护费：是指学校公务车辆的燃料费、通行费、维修费、保险费、养护费、交通工具的租用等费用。
8、实习、毕业设计费：是指为完成专业所需实习、毕业设计所需的材料费、资料费、毕业设计论文费、指导费、答辩费、评审费。
9、实验材料费：是指完成业务活动但不纳入固定资产管理范围的专用材料支出。包括教学实验实习所需材料、药品试剂、标本、样品的采集费、低值易耗品、工具以及艺术专用耗材和用品等。
10、体育材料费(体育教研部用)：是指购买体育教学、训练、比赛用体育耗材用品的费用。
11、培训费：是指各类培训支出。包含教师因业务需要，批准外出进修所发生的进修费、住宿费、交通费、伙食补助费；职工因工作需要经进行的业务学习、培训发生的学费等费用。
12、公务接待费：是指院长办公室接待来访宾客的各类接待费用，包括餐费、住宿费、交通费等费用。
13、会议费：是指学校各部门、单位、各学院单位独立或联合主办、举办或承办的各类工作、业务会议以及组织的各类活动（以下简称会议）所发生的费用，具体包括：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费；按规定开支的房租费、伙食费；会议聘请专家发生的咨询费、劳务费及其他相关费用。
14、国际合作交流费：是指本校教职工出国、回国、赴港澳台地区的旅费（含保险）、住宿费、伙食补助费、签证费、护照费、杂费以及邀请国外学者来华访问交流的国际旅费（含保险）等。
15、维修（护）费、修缮费：是指固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用等支出。包括行政后勤办公用一般设备、教学科研专用设备的维修费、维护费、软件升级；房屋、道路水电修缮、维护如水电材料；网络系统管网的维护等。
16、水电煤等能源费（学校专用）：是指单位业务活动产生的日常水费、电费、煤气费、燃油费等。
17、答辩、评审费：是指研究生论文答辩费、评审费、答辩秘书费。
18、劳务费：是指学校支付给外单位（含个人）的费用，包括临时聘用人员、稿费、翻译费、评审费、讲座费、搬运费、清洁工费等。
19、学生活动费：是指为开展学生活动所发生的文印费、交通费、文体活动材料费等。
20、设备购置：是指购置或自制按会计制度纳入固定资产管理的一般家具、办公设备；各类专门用途的教学、科研、体育设备购置、运输、安装费、自制专用仪器设备的材料、配件购置和加工费；各类交通工具的支出（含车辆购置税）；各类图书、电子读物和资料的费用。
（二）科研项目经费
1、资料费：是指购置书籍、电子资料等费用。
2、印刷费：是指资料、调查问卷材料、调研报告和研究成果等的装订印刷费、誊写费、复印打印费。
3、出版费：是指论文的版面费、审稿费；图书、调查问卷材料、调研报告和研究成果的出版费等。
4、市内差旅费：是指在长春市开展调研、参加会议、培训等活动所产生的交通费用。如：长春市的公交车票、出租车票等。
5、国内差旅费：是指离开长春市开展调研、参加会议、培训等活动所必需的费用。其开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、会务费等。
6、国际合作交流费：是指出国、回国、赴港澳台地区的旅费（含保险）、住宿费、伙食补助费、签证费、护照费、杂费、以及邀请国外学者来华访问交流的国际旅费（含保险）等。
7、会议费：是指组织(开展)项目开题、专题学术研讨、成果鉴定、咨询以及协调项目或课题等活动而召开的小型会议费用。具体包括：会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费；按规定开支的房租费、伙食费；会议聘请专家发生的咨询费、劳务费及其他相关费用。
8、维修费：是指项目研究所用固定资产的安装费、维护费、修理费等，包括设备安装、调试及零星土建工程费，以及直接为课题研究所发生实验室改装费及设备维修费。
9、专用材料费：是指购买与项目研究有关，但不纳入固定资产管理范围的专用材料支出。包括项目研究所需材料、药品试剂、标本、样品的采集费、工具、耗材等
10、测试化验加工费：是指课题研究过程中支付给外单位（包括课题依托单位内部独立核算单位）的检验、测试、化验、加工等所支付的费用。
11、（专家）咨询费：是指项目研究过程中发生的支付给临时聘请的咨询专家的费用。
12、劳务费：是指支付给直接参与项目研究工作的在校研究生和临时聘用人员等的劳务性费用。
13、数据采集费（适用于：文科科研）：项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等所需费用。
14、设备购置和使用费：是指项目研究过程中发生的设备购置或租赁设备而发生的费用；使用费包括资料录入费、资料查询费、上网费和软件费。
15、燃料动力费：是指课题研究过程中可单独计量和核算的水、电、汽、燃料费用及排污费用。
16、知识产权事务费：是指办理商标注册、专利申请、版权登记，及代理机构收取的费用。
17、信息传播：是指课题研究过程中需要支付的专业软件购买费、文献检索费、专业通信费等费用。
18、办公用易耗品购置：是指购置日常办公用品、文具纸张、清洁用品等发生的费用。
19、科研业务费：是指研究生助研津贴、国内调研和学术会议、论文印刷费、可行性分析等费用。
六、报销时应携带的其他相关材料
报销时，除了携带报销单、原始票据，还需携带其他相关材料。具体要求如下：
1.资料费
购买图书资料，在本单位通过学校图书馆汇文系统进行资产登记并打印清单，由本单位资料员和图书馆指定专人在报销单“验收人”栏签字，到财务处报销。（如果没有安装汇文系统可以联系图书馆帮助安装，电话：85713827）
2.印刷费、打印费
单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额≥1000元，请提供合同/协议或有效明细清单。
3.版面费、出版费
⑴需提供注明金额的录用通知，或注明金额的出版合同。
⑵发票的盖章单位与录用通知、出版合同的单位不一致的，请提供录用或出版单位出具的证明（加盖公章）。向国际组织缴纳论文版面费，提供银行购汇时的相关单据。
4.市内差旅费
⑴报销单张10元以下的市内公交车票，请填写《差旅费报销单》，详细写明出差时间、出差人、事由、路线、总计金额及报销人姓名。
⑵同车号出租车票不能报销。
5.国内差旅费（依据学校差旅费管理办法，待吉林省差旅费管理办法（新）公布后再修订。）
填写《差旅费报销表》。填写时，需注意：
⑴出差人职务分两种：第一种为厅级人员，第二种为其他人员。
⑵一次出差填写一张出差单。写清往返出差日期、起始地点及支出金额。
⑶自驾车出行或往返车票、机票不齐全的，请在“备注”栏写明原因。
⑷伙食补贴每人每天50元，无需提供任何发票即可享有。
⑸每人每日住宿费标准：省外出差厅级人员300元，其余人员为150元；省内出差厅级人员人员240元，其余人员为120元。出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。
超过住宿标准的，按住宿标准报销。
⑹会议住宿费实报实销，不受住宿标准限制。若住宿费开票单位与会议通知中指定的住宿单位不一致，请提供会议承办方的证明（加盖公章）。
⑺报销机票时，请提供与电子客票行程单一致的登机牌。
⑻报销培训费时，请提供注明金额的培训通知。若培训费开票单位与主办单位不一致，请提供培训单位出具的证明（加盖公章）。
⑼报销校外专家、学者来校考察或讲学产生的费用，请提供有关部门负责人或项目负责人签字或盖章的邀请函。
⑽报销会议注册费时，请提供注明金额的会议邀请函或通知。若注册费开票单位与会议主办单位不一致的，请提供会议主办方出具的证明（加盖公章）。
⑾实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费（《中央和国家机关差旅费管理办法》第25条规定）。
6.国际合作交流费
⑴出国前先到国际教育学院申请办理“长春市政府出国任务批件”或“出国、赴港澳台任务批件”，凭批件办理借款手续。
⑵回国后15日内，携带原始外国票据到财务处办理核销手续。
⑶报销国际机票时还需附上相应的登机牌及打印的电子客票行程单（无法提供登机牌的,须附上与“电子机票”记载的人员姓名、日期、目的地一致的出入境记录的护照复印件）。
⑷在国外期间购买用于教学、科研等零星图书资料、影片、录像片、实验材料等小额用汇，需办理国有资产入库手续后直接折合成人民币报销，报销时需携带对方提供的境外原始票据。
⑸在批准计划内旅行的，其城市间交通费凭有效的原始交通票据实报销。
⑹出国培训期间需要到另一个国家的城市出席会议、展览、交流活动的，在接到邀请函后，及时向外事处申请办理因公出国批件。
7.会议费
⑴由科研等项目经费承担的会议费，请填写“项目经费会议审批表”，经项目负责人和主管部门负责人签字批准后，到财务处办理报销手续。
⑵由其他经费承担的会议费，请填写“会议、活动经费预决算表”，内容包括会议通知、议程、成果、出席人员名单等，由经费负责人和会议活动负责人签字批准后，到财务处办理报销手续。
8.维修费、修缮费
⑴项目申报审批表
⑵工程合同。须经学校审计处审核盖章。
⑶审计报告（通过自审或委托审计形式获得）
9.测试化验加工费
⑴支付给校外单位的测试费，请提供测试、加工合同。
⑵内转给校内单位的测试费，请附详细测试工时与计费金额清单。
10.劳务费
请提供“长春工程学院劳务费发放明细表”。“发放明细表”需登录长春工程学院财务处工资外计税申报审批系统→填写相关信息后打印获得。
若劳务费涉及以下内容，请另附相应材料。
⑴在校研究生和临时聘用人员等劳务费：请附“长春工程学院研究生证和临时聘用人员工作合同书”原件及复印件。
⑵学术讲座酬金：请附“学术讲座通知”。
⑶项目验收专家评审费：请附“专家验收评审意见书”。
11.设备购置及使用费
⑴携带“长春工程学院固定资产设备验收入库单”。
⑵设备租赁发生的使用费，请附租赁合同。
⑶设备购置严格按照设备采购流程操作。
⑷根据长春市政府采购管理办法规定：政府集中采购目录中的14大类设备（如电脑、照相机、空调、传真机、复印机、激光打印机、投影仪、服务器等）必须由资产处办理，实行委托集中采购。
⑸设备单价或批量总价超过10万元人民币，必须进行公开招标或市政府集中采购。单价低于10万元的国产设备统一由物资供应中心采购，单价低于10万的进口设备由招投标科采购。
⑹家具单价或批量总价超过15（含）万元人民币，必须进行公开招标或市政府集中采购；单价或批量总价超过2（含）万元，按货比三家方式采购；单价或批量总价低于2万，自行采购。
12.办公用易耗品购置/办公用品
⑴若购货发票没有详细填写品名、数量、单价的，需附上有效购货清单。具体包括以下情况。
①发票内容笼统开具“办公用品”、“日用品”、“文具”、“材料”等字样、以代码冠名、开具的发票中单位为“批”的。
②购买电脑配件、耗材且金额在300元（含）以上的发票。
⑵若购买下列办公用品（单价低于1000元的），请先到资产处办理低值两用物资登记手续，再到财务处办理报销。
低值易耗品清单：
打印机，DVD，扫描仪，录音笔，照相机，微波炉，电子词典，电视机，收录机，洗衣机，乐器，冰箱，移动硬盘。
13.实验实习材料费
使用学院经费报销实验实习材料费的，先请相关人员验收并在报销单签字，再到财务处办理报销。
14.实习、毕业设计指导费
⑴请提供“长春工程学院经费发放明细表”。“发放明细表”需登录长春工程学院信息门户网→“薪酬发放申报”，填写相关信息后打印获得。
⑵请提供实习、毕业设计学生名单。
15.学生活动费
请提供有学院/部门分管学生工作领导审核签字的“学生活动开支表”，包括活动时间、地点、活动内容、支出明细等。
16.答辩、评审费、专家咨询费
⑴请提供“长春工程学院劳务费发放明细表”。“发放明细表”需登录长春工程学院财务处工资外计税申报审批系统→填写相关信息后打印获得。
⑵答辩名单（内容包括答辩学生、答辩/评审专家委员、秘书、答辩/评审费标准）。
七、借款业务
1、什么是借款？
学院（部门）及个人因工作需要在尚未获得发票的前提下，需采用支票或汇款方式先付款的，经相关负责人审批后，可以向学校财务处办理借款。
2、借款流程
|
| 借 款 流 程
|
1
| 填写借款单，部门（项目）负责人审批签字。
|
2
| 履行审批手续，根据审批权限，逐级审批。
|
3
| 携借款单及相关材料，到财务处办理借款业务。财务处长审签。
|
4
| 到核算中心办理审核、记账等。
|
5
| 到结算中心办理资金收付业务。
|
3、如何办理借款及冲销？
⑴“借款（经办）人”必须是我校的在职职工，借款时应出示工作证或身份证。
⑵借款时，填写《长春工程学院借款单》。请完整填写单位、借款金额、借款理由、付款方式、收款单位账户信息，以及还款（报账）协议中结清借款时间等相关内容，并经借款单位（项目）负责人和借款人签字。
⑶办理借款时应出示借款所需的相关资料（如合同、立项书、版面/会议/论文注册通知、出国批文、固定资产审批表等，）。
⑷借款人应在取得发票等凭证后，及时到办理借款的财务处办理报销结账手续，冲销借款。
⑸对因客观原因确需延长借款时间的，借款人应在上述期限内向财务处提出书面申请,由财务处处长审批。
⑹对于催缴无效且无特殊原因，财务处将暂缓借款。
八、其它
若上级有新规定颁布，随时更新。
财务处
2014年4月29日
